バーチャルオフィスの選び方、注意点、契約してわかったこと

なぜバーチャルオフィスを選んだか

こんにちは!Jimmyです。

起業の際、バーチャルオフィスや、レンタルオフィス、コワーキングスペースの利用を考えている人も多いと思います。

今回は、バーチャルオフィスを実際に選んで契約してみた経験からわかったことを中心に書いていきたいと思います。

 

費用を抑えるならバーチャルオフィス

一人で起業する場合などは、最初からオフィスを借りるのに比べて費用は随分安く抑えられます。

1ヶ月数千円で契約できますので、レンタルオフィスよりも安く借りることができます。

 

自宅では集中できない、仕事とプライベートをわけたいといった理由で、コワーキングスペースを利用している人も少なくありません。

 

また、外部の人と頻繁に打ち合わせなどが必要な場合は、初めからレンタルオフィスを契約した方がよいかもしれません。

 

私の場合、一人で起業、事務作業は自宅でやるため、特に作業をするスペースが必要というわけではありませんでした。

 

外部の人との打ち合わせは基本的に先方のオフィスやカフェなどを利用しますので、いつでも使える会議室が必要というわけでもありません。

 

登記住所は意外と大事

一方、登記住所(名刺やHPに記載する会社所在地)に自宅を登録するのはやめようと思っていました。

そもそも、商業用に登記、利用することを契約で禁じている賃貸マンションは多くあります。

 

また、名刺やHPで人の目にとまった時に、やはり〇〇マンション、△△ハイツの記載よりはオフィスらしい住所の方が印象としては良いでしょう。

 

固定電話番号も意外と大事

もう一つ、住所表記の他に重要なのは電話番号です。

自宅に固定電話を置いていませんので、普段の連絡は携帯電話を使用します。

 

登記する際の電話番号、HPや名刺に表示する電話番号は、以下の二つの理由からやはり固定電話番号の方が良いでしょう。

 

まず、住所同様、見た人に与える印象です。

会社の問い合わせの電話番号が携帯電話になっていると、かける側はどう思うでしょうか。

 

今の時代、若い世代中心に自宅に固定電話を置かない家庭が多いと思います。連絡は携帯電話で十分だとわかっています。

それでも、問い合わせ電話番号が携帯電話の番号となると、「ちゃんとした会社なのかな?」という不安が頭をよぎります。

 

逆に固定電話番号があれば、しっかり会社があって、電話に出られる体制になっていて、お客様対応もしっかりしているのだろうと自動的に想像できます。

しばらくは、人が持つ「固定電話番号への安心感」という感覚は続くのではないかと思います。

 

もう一つの理由は、銀行口座開設などの際に、固定電話番号の方が良いということです。

時代の流れの中で、考え方も変わってきているとは思いますが、やはり固定電話番号が無いというのは審査の上で少なからず印象はよくありません。

 

そういうわけで、バーチャルオフィスを探し始めたのでした。

立地や条件で価格はかなりばらつきがありますが、毎月数千円で利用できるのであれば、利用してみる価値はあると思います。

 

格安から高価格帯まで多くの選択肢

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスと一言でいっても、価格帯には大きな差があります。

価格の差の要因は大きく分けて立地と付帯サービスです。

サービス内容については、後に記載しますので、ここでは一番大きな要素である立地についてとりあげます。

 

立地による違い

当然ながら、都心の一等地の有名ビルで登記できるバーチャルオフィスは価格も高いです。

バーチャルオフィスとは思えないような価格です。

ベーシックなプラン(会議室やコワーキングスペースの一部利用も込み)で毎月5万円近くするものもあります。

 

貸し住所だけでも2万円以上するものもありました。

例えば、千代田区の丸の内、ビル名も、都心で働くサラリーマンであれば多くが聞いたことがあるような有名ビルの場合です。

 

とはいえ、そんな一等地を一人でオフィス契約することは、起業したばかりではほぼ不可能です。

もし、来客や会議も多く、ブランドイメージが大事な場合は、毎月5万円程で、大企業が入っている有名ビルの住所を使えて、人も招くことができるのであれば考え方によってはお得かもしれません。

 

一方で、このような、超一等地の有名ビルでなければ、通常のプラン(登記住所貸、固定電話番号、郵送転送)で月額5千円から1万円以内で契約できるものがほとんどです

キャンペーンなどで期間限定で安くなっているものもあります。

 

23区内で、ビジネスオフィスが立ち並ぶようなところであれば、マイナスのイメージにはならないだろうと考え、私の場合は、色々と調べていくうちに、月額5千円近辺をターゲットに探すようになりました。

 

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィス

基本的にバーチャルオフィスは、バーチャルという言葉がある通り、そこに毎日出勤して仕事をするということを前提にしていません。

最低限のサービス内容で価格を抑えられるようになっています。

 

主なサービス内容は以下の通りです。

これらをオプションとして組み合わせて価格が決定します。

 

私が利用しているのは、住所貸、電話転送(着信のみ)、郵送物転送サービスです。ほとんどの場合、これが基本のセットだと思います。

 

会議室は、二部屋ほど用意されており、希望時間に空きがあれば予約して利用することができるというものです。(料金は別途発生)

 

住所貸し(登記OK)

まず、ほとんどの人が必要と思われる、登記用の住所貸しサービスです。

契約すれば、バーチャルオフィスの住所で登記可能です。

基本プランに入っていることがほとんどです。

 

固定電話番号付与

東京であれば、03から始まる自社専用の固定電話番号を付与されます。

基本的には、着信時(相手から電話がかかってきた場合)、自分の携帯電話に転送されるようになっています。

 

どこにいても、携帯さえ持っていれば、相手が固定電話にかけてきても対応することはできるようになっています。

さらにオプションで、発信時(折り返しなどする場合)にも、相手が見たときに固定電話番号が表示されるように設定することも可能です。

 

郵送物の管理、転送

税務署などの機関や取引先から届く郵送物を受け取り、管理、転送してくれるサービスです。

郵送物が届けば、都度メールや専用ページに通知され確認することができます。

基本プランに入っている場合もありますが、転送料は別途という契約もありますので注意が必要です。

それでも、週に一回、まとめて転送であれば、都内であれば一回200円ほどですむと思います。

 

電話対応(秘書サービス)

バーチャルオフィスの専門の受付担当が、電話の取次や簡単な決め事であれば、その通りに対応してくれるというサービスもあります。

電話が多い場合、かつ簡単な要件であれば、秘書サービスを利用して対応を任せるのも一つの手です。

 

会議室、コワーキングスペースの利用

決められた時間、会議室やコワーキングスペースを利用できるサービスもあります。

たまにある来客対応や、会議で使いたいときなどは事前に予約することで利用できるところが多いようです。

その分、スペースが必要なため、料金は高くなる傾向があります。

また、基本料金に含まず、必要なときに会議室を都度別途料金を払って予約して利用するという形式もあります。

 

比較する上での留意点

バーチャルオフィス

料金プランに入っているもの、いないもの

それぞれのバーチャルオフィスによって、プランが用意されており、基本料金に入るものと別途料金が発生するものが少しづつ異なっていますので、しっかり確認しておくべきです。

 

当初、少し立地としては悪いけれど「毎月3千円で激安だ!」と思っていたら、別途料金が発生して、結局5千円かかった、これなら別のバーチャルオフィスと変わらなかったということも発生しかねません。

 

小さな料金の違いですが、件数が今後増えていくような場合、思っていたよりも費用がかさむという可能性もありますので注意が必要です。

 

例えば、固定電話サービスで、自分の携帯電話に転送される際の転送料金です。

基本料金に入っていなければ、おおよそ30秒間に15円から20円程度の料金が別途発生します。(携帯電話の通話料金と同程度です。)

 

他には、郵送物の転送料金もプランに入っているものと入っていないものがあります。

郵送物が多い場合や、都度転送してもらう必要がある場合は、意外と郵送料金が高くなる可能性があります。

 

また、契約時に契約金が発生する場合がありますので、その費用も含めて年間どれくらいになるか、計算してみるとよいでしょう。

 

契約延長や解除の仕組み

多くの場合、長い期間で契約した方が月額料金が安くなるという仕組みを採用しているバーチャルオフィスが多いと思います。

契約の前に、契約延長はどのように行われるのかをしっかり確認しておくことが必要です。

 

自動更新なのか、事前にこちらから通知する必要はあるのか、更新期間はどれくらいなのか、といった内容です。

 

また契約解除の際の違約金の扱いについても確認しておいた方がよいでしょう。

契約解除する場合、基本的には、事前に通知する必要があります。

 

トラブルの原因になりますので、はじめにしっかり確認してくことをおすすめします。

 

実際に行って確かめる

必ず、契約前に、実際に足を運んで確かめるべきです。

住所では23区内で、ビルが建ち並ぶオフィス街に見えますが、実際に行ってみると、雰囲気がよくない、印象の良くない業種の店舗が多いということも考えられます。

 

また、バーチャルオフィスの会社自体がしっかりしているか確かめるためにも、一度見学を予約し、担当者と話してみることが重要です。

 

当然、バーチャルオフィスの会社が倒産すれば、契約者もその住所を使用することはできなくなります。

登記変更や、新たな場所探しに時間と労力を費やすことになるのは避けたいです。

 

対応がしっかりしているか、ちゃんと質問に答えることができるか、備品は整備されているか、などの情報でも大きな手がかりになります。

 

受け答えがしっかりできていなければ、人が頻繁に入れ替わっていて、新しく入ってきた社員しかいないのかもしれません。

料金が安すぎるところがリスクが高いということではありませんが、実際に行って対応を確かめることは必ずしておくべきだと思います。

実際に契約してみて気づいたこと

同じ住所の法人が多数

バーチャルオフィスの契約が完了すると、登記してよい住所を教えてもらえます。

国税庁の法人番号検索サイトで、既に登記されている法人の基本情報を調べることができますので、試しに住所で検索してみたところ、1,000件超もの会社が、同じ住所に登記してあることがわかりました。

バーチャルオフィスなので、当然同じ住所に複数の法人が登記します。

 

ある程度覚悟はしていましたが、まさかこれほどの数の会社が同じ住所に登記していたとは思いませんでした。

それが原因で何か不都合が生じているというわけではありませんが、正直若干の気持ち悪さは感じました。

 

こういう仕組みになっているということは理解しておいたほうがよいでしょう。

 

間違い電話がかかってくる

契約し、我が社に、03から始まる固定電話番号が付与されました。

以後、この番号が会社の電話番号となり、ここにかかってきた電話は私の携帯電話に転送されてくることになります。

まだ会社登記して間もない時期でしたので、電話がかかってくることもないはずなのですが、1週間に2〜3件くらいのペースで間違い電話がかかってくるようになりました。

 

しかも決まって、相手は「●●さん(知らない会社名)ですか?」と聞いてきます。

電話番号をネットで調べてみると、私に付与された番号と同じ番号で、その●●社が電話番号案内サイトに掲載されていました。

 

HPは見つからなかったので、存続していないのか、引っ越しているのかわかりませんが、以前は確実に私の今の電話番号を使っていたということでしょう。

 

固定電話番号の割り振りの仕組みは、詳しくはわかりませんが、一定期間(3年程度)使用されていない番号が再利用される仕組みのはずなのですが、

これについては、バーチャルオフィス側が決められることではないはずなので仕方のないものだと思っています。(番号を割り振るのはあくまでキャリア側。)

 

それほど頻繁というわけではないので、まだいいのですが、毎回転送料がもったいないと思いながら対応しています。

 


 

以上、今回は、起業してバーチャルオフィスを選択した経緯と特徴、あとでわかったことなどを中心にご紹介しました。

起業に関する他の記事もありますので、興味のある方は以下も参考にしてみてください。

ここまで読んでいただいてありがとうございました。

 

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