こんにちは！Jimmyです。
時間に追われて焦る、上司や顧客への説明であたふたする。
このようなことがあると、一日の仕事が終わったとき、どっと疲れが出ます。
焦り、慌て、あたふたすると、心身ともに疲れを感じます。
仕事で焦らないようになるには、もちろん自信と経験が必要です。
しかし、それは誰でも知っている、それではいつになるかわからないという声もあるでしょう。
今回は、仕事で焦る、慌てる理由と、持つべき思考法を紹介します。
意外とこれを知っておくだけで、対応の仕方や立ち位置が変わるのではないかと思います。
主に、時間に追われて焦るときと、上司や顧客を前にして焦るときの２つのケースで考えます。
能力の問題ではなく、考え方次第で変わるものです。
時間に追われ焦るケース
若手であれば特に、自分で仕事の分量や、やることを決められないケースが多いでしょう。
急な仕事や会議、トラブルなどが発生し、時間に追われるということは誰もが経験していることだと思います。
そのような時に、気をつけるべき思考法を以下に紹介します。
忙しいと言わない
忙しい時に、敢えて忙しいと言わないことです。
自己暗示効果があります。
実際、多くの人は、自分は忙しいと思いながら仕事をしているはずです。
雪崩のように仕事がどんどんやってくる人もいれば、無意味な仕事も含めて抱え込み、忙しいと思い込んでいる人もいるからです。
時期によっても差があるはずですが、年中仕事を抱えて忙しいと言っている人も多い印象です。
自己防衛的な意味合いもあるのでしょう。
忙しいと言ったところで、精神的に良い方向に向かうことは何一つありません。
盲目的に、忙しさを整理しないでいると、本当に精神的に余裕のない状態が続きます。
何より、効率的に仕事をすることができません。
敢えて「そんなに忙しくはないぜ」、「まだまだ忙しいうちに入らないわ」
と思ってみる、言ってみることをお勧めします。
人間は、そう思った通り、言った通りに行動するようになります。
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重要度と優先順位
重要度と優先順位を、もっと明確につけるべきかもしれません。
全ての仕事に１００％の力を入れてしまえば、仕事量によっては、時間がいくらあっても足りないということになります。
優先順位と注力する度合いを、自分の中ではっきりさせる習慣をつけることです。
間違えてもかまいません。
失敗すれば修正すればよいだけです。
周りから言われる重要度はとりあえず置いておくべきです。
それぞれ指示をする人、依頼する人によって、自分の都合で重要度を伝えてきます。
まずは、自分が重要だと思う件、優先的にやる件を決めます。
上司の指示などは、重要度も優先度も高いと思われがちですが、そうとは限りません。
根本的には、自分の仕事をする軸を明確にすることが大切ですが、それについては別の記事に詳しく書きます。
今回は、もう少し表面的な応急措置的な要素になります。
より内面的、根本的な内容は、こちらをご覧ください。
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周りの手際の良い人を見ていると、必ず自分なりの優先順位のつけ方があります。
極端な例ですが、バリバリの営業マンタイプに多い傾向は、できる限り内部の資料や申請の類に時間をかけないようにしています。
少し不備があっても気にしていません。
6割くらいの出来でOKということにしています。
そのかわり、顧客の分析や、提案内容については、綿密に準備し、妥協しないようにしています。
何もかも完璧な対応をすることは不可能です。
何に力を入れるのか、自分なりに決めておくことが重要です。
単純に区切れるものばかりではありませんが、そのような習慣をつけておくと、メリハリをつけて対応することができます。
勘所をつかむ努力 失敗が最短の道
優先順位をつけて、強弱をつけて行動していると、思わぬ指摘もあるものです。
どこかで、力を入れていなかったことに対して注意されたり、場合によっては余計な仕事が増えることもあるでしょう。
はじめのうちは、指摘されると慌ててしまい、あたふたすることもあるかもしれません。
そして、やはりどれも全力でやらなければダメなのだと思いかねません。
重要度が低いと決めたことであれば、そういうことがあっても仕方ないという心づもりが必要です。
都度、失敗の度合いによって修正は必要ですが、そうしているうちに、押さえなければならない勘所がわかってきます。
どんなに簡単な事務作業であっても、間違えたら大きな問題になるポイントがあるものです。
それを防ぐために「最低限ここだけは！」というポイントをつかむことが大切です。
それをつかむ最短の道は失敗しながら直していくということです。
社内の申請書類などは典型です。
色々書くことはありますが、絶対に間違えてはいけない、疎かにしてはいけないポイントが必ずあるはずです。
期限だけは守る
期限を守らないと、迷惑をかけることはほぼ確定です。
そのような人は信頼されません。
いくら重要度が最低ランクだと思っても、受けたからには期限までに何かしらの対応が必要です。
放置禁止です。
特に、数分で終わるものであれば、6割くらいの出来で、その場で終わらせるというのも一つの手です。
また、本当に双方にとって無意味だと思ったら、その場で受けないという選択肢もあるでしょう。
人間関係もあるため、難しい局面もありますが、むやみに受けないということも大切です。
急ぐと焦るは違う
焦ると対応が雑になりがちです。
余裕がないため、相手のことを考えることができなくなります。
あまり重要ではないもので、急ぎでささっと終わらせたようなものでも、やりとりは丁寧にすることを心がけるべきでしょう。
重要な案件かどうかは分ける必要がありますが、相手への対応（態度）まで差をつけることは避けるべきです。
急いでいても配慮は必要、焦っているとそれができません。
また、焦っているときに、一番怖いのが事故の類です。
顧客トラブルもあれば、交通事故などのリスクもあるでしょう。
アポが詰まっていて、急ぎで運転することはあっても、焦りが過ぎると、そういう時に限って事故やトラブルが発生します。
良い例ではありませんが、私は昔、高速道路をスピードを上げて走る際、覆面パトカーには注意するようにしていました。
営業テリトリーの関係上、毎日高速道路を走る機会がありました。
主要な覆面パトカーのナンバーを暗記していたため、必ず前の車のナンバー、そして都度の後方確認は実施していました。
雪道を走る場合は、運転のプロであるトラック運転手がゆっくり走っていれば、それだけ危険な道路状況だと判断し、スピードを落とすようにしていました。
焦りは事故の元、事故を起こしてしまえば、全てが無駄になり、大きな代償を払うことにもなりかねません。
報告・提案・交渉のときに焦るケース
上司への報告事、顧客への提案、交渉の時に、思いもよらぬ反応を受けて焦ってしまう、慌ててしまうというケースも多いと思います。
そうなってしまう原因と対策を示します。
準備不足・思考不足
基本的には、準備不足が一番の原因でしょう。
焦るのは、「痛いところをつかれた」と思うからです。
準備していることであれば、慌てずに対応できます。
先ほどの優先順位と関係しますが、何事も１００％で対応しようとすれば、結果的に重要なことに対して１００％の力を発揮できません。
ミスできない報告事や、提案交渉事などであれば、慎重に準備をする必要があります。
うまく報告できたり、提案ができたりするのは、経験もありますが、能力の差が問題になるケースはあまり多くないと思われます。
能力ではなく、準備の差が、そのまま対応力の差につながります。
準備とは、想定問答を考えることや、過不足がないか、どのように見せるかなどを思考することです。
私も実際に、力の入れ方を間違えて、準備に時間をかけられず、撃沈して反省したことは数多くあります。
どのような人でも、準備していないことを突かれると慌てるものです。
繰り返しますが、能力よりも準備の差が大きいのです。
わからないことを考えても意味がない
上司や顧客に説明している時に、想定していなかったことを質問され、答えられない場合もあるでしょう。
そのような時に、同席していた上司から、
「なんでそれくらい調べていないんだよ！」
と言われた経験はないでしょうか。
今この場で言われても何の意味もないため、極めてナンセンスな言葉なのですが、これで焦りを感じる人も多いはずです。
そのような上司が多いからでしょう、言われなくても、そこに罪の意識を感じて焦ってしまう人もいます。
しかし、今それを考えても仕方のないことです。
わからない前提でどう話を構築するかを考えるべきでしょう。
意外と、大局に影響のないことも少なくありません。
意表をつかれた質問に、
「えー、、、あ、、う、、」
と考えても出てきません。
わからなければ、「わかりません、把握していません」とさらりと言ってしまったほうがよいでしょう。
答えられないことで無条件に自分に非を感じる必要はありません。
気を使って、「あとで調べて回答します」などとこちらから言う必要もないでしょう。
（もちろん、自分でも重要だと気づいたことであれば、すぐに調べ直して回答する旨伝えるべきですが）
これも、優先順位の話に繋がりますが、
自分で重要ではないと決めたことであれば、何か指摘が入ることも事前の心づもりでわかっているはずです。
おかしな話ですが、きっぱり自信を持って、「わかりません」と言えるのです。
度胸のある強者は、あまり意味のない質問だと思った場合、わからなくても、想像、ハッタリで乗り切る人もいます。
勢いで押し切るタイプです。
「突発的に聞いただけだろう、どうせ後で覚えていないだろう」と予想しての行動です。
経験の浅い人や、心配性の人にはお勧めできませんが、余計な宿題をもらわないための一つの方法ではあります。
思い入れ・主体性がないと本気になれない
先ほど、準備に時間をかけるということの必要性を述べましたが、実は簡単ではありません。
日々、様々な業務が発生する人が多いと思います。
その中で、一つの件に時間を大きく割くわけですから、他の時間を削ることになります。
その一件にかける思い入れや、主体的に動いた案件でないと、なかなか準備に時間を費やす決定ができないのです。
やらされる仕事、早く終わらせたいと思ってやる仕事では、そのような発想には至らないでしょう。
たとえ上から、「最重要だ、最優先だ」と言われても、主体的にならなければ深く思考することはできません。
時間はかけるものの、どこかで動かされている感覚、やっつけ作業、表面的な思考になってしまうものです。
「上からプレッシャーもあるから、しっかり対応しなければ、、、」
そのような思いでやっていると、不思議と大事なところを見落としたり、根本的な問題に気づかなかったりするものです。
時間をかけると決めたら、自ら意義を見出し主体的にやることです。
「自分が必要だと思っているからやるのだ」という意識が必要です。
まとめ
上下関係やプレッシャーの大きい組織では、
仕事をしていて慌てる、焦る、あたふたするということが頻繁に発生します。
とにかく時間に追われるケース、そして上司や顧客への説明、提案時に焦るケースが多いかと思います。
もちろん、どれだけ準備をして対策をしても、予想できないような展開やトラブルも起こるものですが、毎日発生するようなものではありません。
多くは、少し対策の仕方を知っているだけで慌てず、焦らず対応できるものばかりです。
✔️忙しいと言わない
✔️優先順位と重要度を決める
✔️勘所をつかむ努力、そのためには失敗が近道
✔️受けたことは期限を守る、放置禁止
✔️焦ると急ぐは違う
✔️焦るのは能力ではなく準備不足が原因
✔️わからないものは、わからないとはっきり言う
✔️思い入れ・主体性を持ってこそ準備に時間を割けるもの。
以上、ここまで読んでいただきありがとうございました。
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