こんにちは！Jimmyです。
コロナ問題を機に、テレワークが急速に浸透しています。
移行期には不慣れな部分も多く、課題もたくさん発見されます。
スムーズにいかないことでストレスを感じたり、テレワークならではの問題が見つかったりすることも多いでしょう。
テレワークにおける課題は多くのところですでに話題になっていますが、今回は若手社員目線で問題を考えます。（特に後半）
テレワークをすることになれば、どんな企業でも必然的に直面する課題と、日本組織の弱点が如実に表れた課題に分けて整理します。
その上で、これからテレワーク時代にリーダーとなっていく若手社員が持つべき思考法を解説します。
テレワークにおける必然的な課題
テレワークを導入すれば、どの組織でも直面する一般的な課題を示します。
セキュリティー面
顧客情報などを扱う仕事であれば、特に気をつける必要がある課題であり、不安に感じている人も多いと思います。
急なテレワークへの移行で、会社側の機材やルールの準備が追いつかないケースもあるかもしれません。
そのような時に気をつけるべきは、まずはUSBなどの小さくて紛失しやすい媒体の使用は控えるようにすることです。
普段は忘れがちですが、顧客情報の紛失・流出は大変大きな問題になります。
テレワークの時こそ意識が必要です。
また、自宅以外で作業をする場合などは、公共のwi-fiを利用することは控えるべきです。
PCを開いている時、横から覗き見がされないような防止シートを貼ることや、当然ですが周りの人がいるところでリモート会議などをしないことも漏洩防止には必要になります。
会社専用のネットワークや、セキュリティガイドラインが制定されている場合は、しっかりそれを遵守することです。
誤解を恐れずに言えば、数ある社内ルールの中でもセキュリティ関連だけは真面目すぎるくらい守るべきです。
問題が発生すれば、自分一人では到底対処できないからです。
よほどのプロでもない限り、セキュリティーのリスクを完全に把握できる人はいないと思います。
特に注意するべき項目と言えるでしょう。
業務の移行
どうしても社内（現地）でなければできないことをどう処理するかという問題は全社的な課題です。
移行してみて初めてわかる課題も多いと思います。
印鑑文化などは多くの企業が直面する問題です。
日本の商習慣にしっかり根付いている文化であることに加え、業界関係者からの抵抗勢力も大きいようですが、テレワークにとって、紙面での処理と印鑑は大きなデメリットです。
会議を開いていたものをビデオ会議システムにより代用しようとすると、余計な時間がさらに増えることになります。
メールも上司や先輩宛に送る場合は、若手社員にとっては時間を食う厄介なツールです。
ビデオ会議やメールを減らして、できる限りチャットのようなもので代用した方がはるかに効率的です。
その他、自分の業務フローにあわせて必要な変更は、会社任せにせず積極的に提言していくべきでしょう。
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機器の準備と請求
在宅勤務になる場合、会社にあるものがないということで問題になることもあるでしょう。
当たり前のようにあった、文房具から、大きな机と椅子、ネット環境。
これらは、一つ欠けると生産性に影響を与えます。
会社でもルールを制定するとは思いますが、基本的にはPC周辺機器や文房具、業務にかかった通信費などは会社が負担している企業が多いといった厚生労働省の見解もあります。
以下を参考にしながら、会社が負担するべきと考えられる費用が個人負担になっていないかチェックしてみて、必要に応じて提言するのもよいでしょう。
業務のための水道光熱費なども、テレワーク手当として会社負担になっている例もあるようです。
コミュニケーション
職場で当たり前のようにしていた対面でのコミュニケーション機会が減ることになるため、心配する声も多くあります。
実際に、今までは顔を見ながら直接話していたことで、細かい表情や場の空気に敏感に反応していた人からしてみれば、コミュニケーションが難しくなるという思いは出てくるでしょう。
中には、上司と顔を合わせなくてすむ、話す機会が減って嬉しいと感じている人もいると思いますが、テレワークの時こそ、今まで以上に情報発信をしていくべきです。
ただし、メールは形式作りに時間がかかるため、チャット機能を利用し、頻繁に状況を発信したり、時には冗談のようなコメントもしながら進めていくように心がけるとよいでしょう。
そのような環境を積極的に作っていくことがポイントであると思います。
自宅の環境
人によって、自宅、家庭の環境は様々です。
一人暮らしの人もいれば、パートナー、小さな子供がいる家庭もあるでしょう。
仕事に集中できるスペースや一人になれるスペースがある人もいれば、ない人もいると思います。
ただでさえ狭い日本の住居です。
書斎などがない家も多い中、夫婦共にテレワークの場合、場所や座り心地の良い椅子の争奪戦が勃発したり、子供の世話や家事を押し付けあったりする事例もあるようです。
これは一朝一夕には解決できない問題です。
テレワークが一時的なものではない場合、家庭でのルールや、取り決めを明確にしておくべきでしょう。
特に気をつけるべきことと言えば、仕事のイライラや重たい雰囲気を同居者の前で出さないようにすることです。
たまには打ち明けることも大切ですが、毎日イライラされると大きな悪影響が出ます。
同居者への配慮は欠かせません。
日本組織の特徴的な問題・課題
これまでも、日本組織の弱点として指摘されてきたことばかりですが、テレワークによって、より鮮明に課題として浮き彫りになったように思います。
以下に、日本組織ならではのテレワークにおける問題、課題を示します。
ここからの方が重要です。
評価軸が超感覚的で曖昧
実際にコロナ問題を機に、テレワークが加速する中で、問題視する声が多いのが評価の問題です。
一緒の空間で仕事をしていない、直接見る機会も話す機会も少ないため評価する側もどうしてよいかわからなくなるようです。
そうしてみると、おかしなことに気づきます。
「今まで何をもとに評価していたのだろう？」ということです。
答えは、「感覚」です。
良くも悪くも、日本企業の多くは、成果主義ではありません。
だからと言って、プロセスをしっかり評価したり数値化したりして、客観性を持たせているわけでもありません。
成績はそこそこだけど、「よく気づくやつだから」、「毎日残業しているみたいだから努力しているのだろう」という感覚。
もしくは、単純な好き嫌いで評価していることもあるでしょう。
明確な評価軸が決まっておらず、上司の裁量により、ある程度自由に調整することができる場合が多いと思います。
もっと踏み込んで言えば、その感覚的な上司の評価を獲得するために、「見せ方」がほとんど全てであったということです。
人間同士の関係である以上、ある程度見せ方や気持ちのよい態度は必要でしょう。
一方、それだけに偏っていると、処世術と忖度が得意な人間が評価されることになり、社内のモチベーション低下を招きます。
完全な成果主義でもプロセス主義でも、不満は必ず出ますが、見せ方主義の組織よりは随分マシなはずです。
テレワークの機会が増えれば、より明確で客観的な評価軸を設ける必要が出てくるでしょう。
テレワークであっても、プロセス、結果ともに把握することは決して不可能ではありません。
不可能になるのは、直接対面での”ごますり”を評価することです。
そう考えれば、より透明性の高い評価方法になっていくはずです。
明確な目標と成果物、責任を事前に話し合う機会が設けられることが予想されます。
若手社員とすれば、業務の目的とやるべきことを今まで以上に意識し、自主性を持って取り組むことが必要です。
監視体制から見えてくるヤバイ上司
テレワークに移行したことで、若手社員からは、上司からの監視を嘆く声も多く聞かれます。
四六時中監視されている、頻繁に進捗確認の要請がくる、わざわざ業務時間後に会議を設定してくる、などなど部下がサボっていないか監視するのに躍起になっている上司が多いようです。
なぜ、そこまで監視するのでしょうか。
テレワークに移行したことで明らかになることが２つあります。
１つ目、頻繁に監視するということはどういう状態でしょうか。
暇だということです。
オフィス勤務であれば、何やら難しそうな顔をして座っていてわかりにくいこともありますが、テレワークになるとよくわかることは、何もやることがなかったのだということです。
上司からしてみれば、管理するのが仕事だと言いそうですが、本来の目的（何かしらの成果物を出すこと）に対して貢献していないということです。
貢献しない人が中間管理職クラスに何人もいては、生産性が上がるはずがありません。
本来、率先垂範して引っ張っていくべき管理職がお手すき状態なわけですから、いかに非効率な組織であるかがわかります。
２つ目、不安で仕方ないということです。
上司の立場に立てば、そのまた上司から何かしらの指示や管理があるのでしょう。
よくある指示系統としてA部長が、B課長に指示をして何かしらの成果物を要請する。
B課長が自分の部下であるCさん、Dさん、Eさんに仕事を振るといった構図です。
B課長は、細かい実務面を担う部下に仕事を任せるのですが、A部長に対して期日にしっかりとした成果物を出して説明する必要があります。
そのため、部下たちがサボらずにやっているか、そして自分がA部長からお叱りを受けないか、不安で不安で仕方ないのです。
姿が見えないため、不安が余計に高まるわけです。
多くの場合、そのような上司は、仕事に対する目的が「上司の評価を得ること、問題を起こさないこと」そのものになっています。
上司としての本来の役割や目的、自身の使命感も強い軸もありません。
情けなく感じるかもしれませんが、それはそれで苦しい立場にいることも確かです。
上司の期待よりも若干早く、もしくは高品質に仕上げて安心してもらうことを目指すとよいでしょう。
自主性と意欲
出社しているときは、周りも仕事モードになっており、自然と自分のスイッチも入るという人が多いと思われます。
そのため、在宅勤務になると、なかなかスイッチが入らない、生産性が落ちるという人もいます。
中には、見つからないようにサボる方法を考えている人もいるようです。
確かに、家にいると仕事モードになりにくいという事情もわかります。
一方で、これまでいかに「やらされる仕事」であったかを考える必要があるかもしれません。
一定のやりがいを感じながらも、上司が見ているからやる、プレッシャーをかけられるからやるという部分がある人も少なくないでしょう。
何のためにこの仕事をしているのか、どのような自分でありたいのか、目的意識を振り返る、考え直すことも定期的にしてみるとよいと思います。
意外と、思考停止になっていた自分に気づくよい機会かもしれません。
リモート飲み会による被害
コロナ問題で自粛する人が増えた頃から、オンライン飲み会という言葉を聞くようになりました。
人に会えない孤独な環境の中、面白そうだと思って見ていたのですが、そのうち職場のオンライン飲み会というイベントもちらほら聞こえてくるようになりました。
聞いた瞬間、これは多くの人にとって地獄だろうと思いました。
普通の飲み会であれば、他の予定などを理由に逃げ場はあるのですが、オンライン飲み会となれば、特に一人暮らしの人にとっては逃げ場が少なくなります。
セクハラやマウンティングなどは論外ですが、ストレスの原因となるものなら、きっぱり断る勇気を持つことも必要です。
テレワーク時代の若手社員が持つべき考え方
以上のテレワークにおける問題、課題を踏まえて、これからリーダー層になっていく若手社員が持つべき視点を以下に示します。
監視上司は反面教師
先ほど示した通り、監視に躍起になるような上司の背景にあるのは、暇であることと自分の軸がなく不安であることです。
そうであれば、これが管理のあり方であると考える必要はありません。
暇な管理職が多いことで、日本の組織は労働生産性が低い国であることは、何十年も連続で統計数値が証明しています。
大事なのは、これを反面教師として見ることです。
同じ組織にいれば、監視上司と同じような立場になることもこれからあるかもしれません。
そのような時に、自分の目的意識や軸がなければ、監視上司と同じ心境になるでしょう。
部下がしっかり仕事をしているか、自分が上司に責められないか不安になるか、自分のお手すき状態を「管理」という言葉で正当化することでしょう。
誤った姿であり、強く反面教師の教訓として意識するべきでしょう。
やるべきことと成果責任を明確にする
仕事をする上で、自分の成果責任を、一層明確に意識することが大切です。
テレワークが増えれば、評価体制も、プロセス主義であれ結果主義であれ、より明確な評価指針が会社側から示されるようになるはずです。
何となく雰囲気で動くということがなくなり、優先順位もつけやすくなるでしょう。
目的を持つ、手段と混同しない
監視されている以上に、もしくはやらされている仕事以上に効果的に働くためには、目的をしっかり定めることが必須です。
それは会社から示された目標や成果責任だけではなく、自分個人としてどうなりたいのか、どうありたいのかを考えることでもあります。
そこをしっかり意識できれば、目的と手段が混同するような人にはならないでしょう。
自主性も責任感も自然と湧くはずです。
逆にそれがないと、目的と手段を混同しがちになり、何のために動いているのかわからなくなります。
次々と、間違った手段が生み出されていってしまうでしょう。
先ほどの軸のない上司の例で言えば、自分の上司から評価されることを目的に置いた結果、部下の状況などお構いなしに、監視をして頻繁に報告をさせるようになるでしょう。
自分の不安を払拭することに努めるのです。
おかしなことにはNoを突きつける
直接対面する機会が減った時ほど、曖昧さは避けるべきです。
曖昧な言い方でわかってくれるだろう、忙しくて手一杯だということを理解してくれるだろうと思っていると、相手は全く違う受け取り方をしている可能性があります。
対面で話すよりも、与えられる、もしくは受け取ることができる情報は少なくなるからです。
ボタンのかけ違いが重ならないよう、意思表示は従来以上にはっきりと行うことを心がけるべきでしょう。
会社人ではダメ、おかしな組織はさっさと動く
組織の中だけしか見ないような視野の持ち方は危険です。
これは、テレワークであろうと、通常勤務であろうと同じです。
自分の目的意識に照らし合わせて、明らかに成長を阻む要因が多ければ、すぐに環境を変えるつもりでいることが重要です。
テレワークになれば、一緒に働く人のコミュニケーションの質や、意識の持ち方は一層大事になります。
会社の中の自分という意識の他に、社会の一員としてどう生きるかという自分像を考えながら仕事に臨むべきでしょう。
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まとめ
コロナ問題をきっかけにテレワークが急速に浸透しています。
今後も、同じような問題が発生しない保証はありませんので、各企業ともテレワークという選択肢を常に持っておく必要があります。
基本的な対策と考え方
- セキュリティー対策、規則だけはとにかく真面目すぎるくらい遵守する。
- 業務フローの移行期こそ、会社任せにせず積極的に現場から提言する。
- 厚労省のQ&Aなどを参考にして、テレワークに必要な費用の負担を会社と決める。
- テレワークの時こそ、チャットツールなどで逐一情報発信。雑談もする。
- 家庭でのストレスやイライラの持ち込みは要注意。
テレワーク時代の考え方
- 感覚による曖昧な評価制度が横行していた組織は、明確な評価基準と成果責任の導入に迫られる。個人としても、より一層目的意識を強く持つことが必要。やらされている仕事は要注意。
- 監視上司は圧倒的に間違い。反面教師にする対象。生産性を落とし、上司自身不安で軸がないことがわかる。あるべき自分像と軸をしっかり持つことで自主性も責任感も増す。
- 会社人ではなく、社会人として何ができるかを考える。おかしな組織だと思えば、すぐに動く意識でいること。
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